Vea el video interactivo del módulo de documentos

Todas las empresas generan un alto volumen de documentos internos.

• Documentos Word: cotizaciones, contratos, especificación de productos, manuales de procedimientos, documentos de capacitación y cursos, plantillas de hoja membretada…etc.
• Presentaciones PowerPoint: Presentaciones comerciales y de venta, presentación de nuevos productos, planes de negocio, guías de conferencias o charlas…etc.
• Hojas de cálculo Excel: documentos de finanzas, reportes de gastos, reportes de ventas, estados de cuenta…etc.
• Otros formatos: trípticos, brochures y otros materiales de marketing en pdf …etc.

Problemas tradicionales de la administración de documentos:

 1 - ORGANIZACIÓN

•  Problema: los documentos se guardan en complejas estructuras de carpetas donde luego es muy difícil encontrar lo que buscamos. Por ejemplo un abogado tiene contratos por cliente, año y mes, una estructura tradicional es carpetas con el nombre de cliente, dentro carpetas con el año y dentro carpetas con el mes. Esto tiene la limitante que hay que repetir años dentro de cada cliente y meses dentro de cada año, y no puedo generar un filtro como “quiero saber todos los clientes a los que le hice contrato en el mes 5 del 2008”
• Solución de ADWEBS Intranet: Los documentos se guardan en la Intranet y se categorizan asignándole tantas “propiedades” como se necesiten. Por ejemplo cada contrato de abogados tendrá la propiedad CLIENTE (que sería un campo seleccionable del catálogo de clientes de la empresa), la propiedad AÑO y la propiedad MES, que serían respectivamente campos seleccionables de catálogos únicos de año y mes, sin tener la necesidad de capturarlos nuevamente por cada cliente. Con esta estructura se pueden hacer filtros y consultas complejas como “devuélveme todos clientes con contratos en octubre del 2008”. Además la lista de documentos con sus propiedades se convierte en columnas de tablas que se pueden exportar a Excel para hacer consultas más complejas.

 2 – ACCESO A LA INFORMACIÓN

• Problema: por lo general los documentos se encuentran en la computadora personal del empleado, o dispersa por varias computadoras, o en el mejor de los casos en el servidor de la empresa. Si está el empleado de viaje, o en su casa, o en una cita con un cliente no puede acceder a la información en el momento que la necesita y muchas veces dentro de la misma oficina se vuelve imposible encontrar el documento deseado dentro del descontrol organizativo.
• Solución de ADWEBS Intranet: los documentos se encuentran centralizados en la intranet, accesible desde cualquier parte del mundo con un simple navegador y una conexión a internet. Puede consultarlos desde su casa en la noche para darle una última revisada antes de dormir a la presentación del día siguiente; desde el Starbucks cuando se toma un café con su cliente y le muestra los detalles de la propuesta; o desde una conferencia en España donde le surgieron nuevas ideas para incluir en su propuesta.

 3 – CONTROL DE VERSIONES

• Problema: cuando hay varias personas trabajando en un documento, por ejemplo una presentación de venta, se vuelve extremadamente difícil el control de versiones de dicha presentación, quién ha hecho qué modificación, cuál es la versión más actualizada del documento y lo peor: pérdida de información, tiempo y dinero, por borrar algo en un descuido y no poder recuperarlo.
• Solución ADWEBS Intranet: ADWEBS Intranet hace un manejo automático de versiones de cada documento. Cada vez que alguien lo edita, se crea una nueva versión automáticamente generando fecha, hora y autor de la modificación y en cualquier momento se pueden restaurar versiones anteriores en caso de pérdida de información por algún descuido

 4 – PERMISOS

•  Problema: No hay forma de controlar qué usuario tiene o no permisos para editar o leer el documento, y mucho menos saber quién lo está modificando en cada momento o quién hizo la última modificación
• Solución ADWEBS Intranet: ADWEBS Intranet hace un manejo estricto de permisos que va desde listas de documentos (por ejemplo “lista de contratos”), hasta un documento específico (ejemplo “contrato de walmart de junio 2008”), asignando permisos de lectura o edición tanto para usuarios como para grupos de usuarios

5 – DUPLICIDAD

• Problema: La forma más común de colaboración es enviar los documentos como adjuntos de correos electrónicos a todos los colaboradores, teniendo como resultado varias versiones duplicadas del mismo.
• Solución ADWEBS Intranet: Al estar los documentos centralizados en la Intranet, todos pueden acceder y colaborar sobre ellos desde un punto de único acceso sin la necesidad de enviarlos por correo electrónico.

 6 – GASTO DE PAPEL

•  Problema: por no tener acceso a la información, se imprime para análisis en juntas o revisiones fuera de horario de oficina y se gasta considerable cantidad de papel y tinta.
• Solución de ADWEBS Intranet: Al tener acceso global a los documentos, en cualquier momento y desde cualquier parte del mundo, no es necesario imprimir ni cargar con molestas hojas de papel.