Orientación para propietarios y directores

Para facilitar el trabajo en equipo entre sus empleados, muchas empresas recurren a los sitios Web internos, más conocidos como sitios "intranet".

Un sitio intranet crea un espacio en línea en el que los empleados (o un equipo de proyecto) pueden compartir y colaborar en torno a documentos, así como tener acceso a calendarios de proyectos, programas de vacaciones y otros datos colectivos. Puede desplazarse por un sitio intranet del mismo modo que por Internet, con ayuda de Internet Explorer o de otro explorador Web.

  Pero, ¿qué ocurre si desea aplicar también esa idea a su relación con los clientes clave y con los socios comerciales? En ese caso, deberá crear un sitio "extranet".

Puede considerar un sitio extranet como un sitio intranet abierto a una selección de personas y organizaciones externas. Usted crea y administra el sitio, aunque permite que sus empleados, clientes importantes y socios vean la información que contiene e interactúen con esos datos. Con objeto de garantizar la seguridad, para obtener acceso al sitio se necesita un nombre de usuario y una contraseña válidos. También puede delimitar las áreas y los archivos a los que pueden tener acceso otros usuarios.

Cómo se utilizan los sitios extranet en las empresas

Las grandes compañías trabajan con extranets desde hace años. En el sector de los automóviles se utilizan mucho los sitios extranet para racionalizar los procesos de pedidos y avisar a los proveedores de los cambios en diseños y piezas. A su vez, los proveedores utilizan estos sitios para recibir propuestas, presentar ofertas, suministrar documentos e incluso procesar cobros.

Pero no es necesario trabajar en la industria automovilística para utilizar una extranet. Las pequeñas empresas también tienen clientes, proveedores y socios. Y no es extraño que utilicen sitios extranet para la colaboración con otras pequeñas empresas en determinados proyectos. A continuación se ofrecen otros ejemplos del uso de las extranets en los que no sólo se aprovechan las ventajas asociadas a la colaboración:

• Compartir manuales de productos. Si su empresa se dedica a la fabricación, puede ofrecer acceso a documentos destinados a los usuarios, así como a especificaciones técnicas que sobre papel supondrían la impresión de miles de páginas.
• Publicar catálogos en línea. Los proveedores y los mayoristas tienen la posibilidad de ofrecer a los distribuidores un inventario de catálogos actualizados para optimizar las transacciones comerciales, tanto para los compradores como para los vendedores. También pueden ofrecer descuentos a los clientes y anunciar los artículos rebajados.
• Llevar a cabo la administración de proyectos. Una extranet pueda servir como sistema de administración de proyectos para mantener la coordinación con los contratistas. Estos sistemas permiten a los equipos de la empresa supervisar a los proveedores externos, quienes pueden utilizar la extranet para informar de sus progresos.
• Proporcionar herramientas de servicio al cliente. Con una extranet puede permitir que los clientes se conecten y vean información personalizada de sus cuentas, realicen un seguimiento de sus pedidos y se comuniquen con el personal de ventas y de servicios.
• Ofrecer formación en línea. Las empresas especializadas en la formación en línea pueden ofrecer cursos y materiales didácticos a través de extranets.
• Administrar cadenas de suministros. Las extranets pueden contribuir a mantener datos de inventario precisos y actualizados.
• Demostraciones comerciales. Las extranets permiten a los representantes de ventas ofrecer presentaciones interactivas, independientemente de la ubicación del cliente y sin las restricciones asociadas a los programas de las ferias comerciales y los ajustados presupuestos para viajes.
• Obtener una vista previa del trabajo de diseño de Web. Los diseñadores Web pueden utilizar las extranets para que los clientes dispongan de vistas previas de los diseños de Web en proyecto, lo que redunda en una mayor eficiencia en el proceso de desarrollo.

A continuación se ofrece más información que puede resultarle de utilidad para comprender mejor y dar los primeros pasos con una extranet.

Principios de la extranets

En esto consiste y así funciona un sitio extranet:

• Un sitio extranet es un sitio Web que puede crear dentro del ámbito de su empresa para dedicarlo a la colaboración con sus socios.
• Los usuarios se conectan a un sitio extranet del mismo modo que a Internet: por medio de un explorador.
• Las extranets pueden alojar los mismo tipos de contenido que los sitios Web, como documentos, gráficos, audio, vídeo y tablones de anuncios.
• Es posible personalizar el acceso a la extranet para cada cliente.
• Puede otorgar o restringir el acceso a clientes y socios a determinados sectores de la extranet.
• Puede emplear protección antivirus y bloquear determinadas clases de archivos de la extranet a fin de proteger la red de la empresa.
• Es esencial que la extranet esté protegida con contraseña como medida de seguridad y para garantizar que sólo tengan acceso quienes usted desea que lo tengan.

Ventajas de un sitio extranet

Un sitio extranet puede ayudarle a ahorrar dinero y a reducir el tiempo de desarrollo, a ganar velocidad, a mejorar la relación con los clientes y a fomentar su fidelidad, sobre todo en el mercado de operaciones entre empresas. A continuación se explica de qué modo:

• El ahorro puede incrementarse a través de una reducción del número de documentos en papel, de gastos de franqueo y de fotocopias, la eliminación de envíos urgentes, menos llamadas de larga distancia y una reducción de costes de viaje.
• Se obtendrá una mayor productividad como consecuencia de la automatización de procesos que antes se realizaban manualmente y al evitar que se pierda información crítica en el correo postal o que pase desapercibida en una bandeja de entrada de correo electrónico.
• Es posible acelerar las entregas y los intercambios, dado que en un sitio extranet se puede publicar información de todo tipo para un acceso inmediato, así como cambiar, modificar o actualizar rápidamente esa información.
• Gracias a la disponibilidad de acceso al sitio a cualquier hora, los socios y clientes disfrutan de la flexibilidad de trabajar en el momento y el lugar más convenientes, y se elimina la necesidad de programar reuniones y llamadas telefónicas.
• Las relaciones con los clientes mejoran, dado que las interacciones en línea ayudan a la personalización y a la consolidación de los vínculos con los clientes.
• Los clientes tendrán facilidades para darle su opinión en los proyectos, lo que contribuirá a que sientan que se tienen en cuenta sus necesidades y puntos de vista.

Antes de configurar una extranet

No ponga en marcha una extranet sin un planeamiento previo. Considere los siguientes aspectos:

• ¿Cuál es su objetivo? Defina qué desea conseguir con la extranet y cómo debería ser la experiencia del cliente o del socio. Implique a los empleados. Asegúrese de que los empleados comprenden que una extranet podría cambiar su forma de trabajar con respecto a los clientes.
• La seguridad es esencial. Utilice capacidades de autenticación y cifrado para asegurarse de que no se divulga información confidencial de la empresa a través de la extranet. Tanto los clientes como los empleados deben sentirse cómodos con las características de seguridad de la extranet.
• ¿De qué tipo? El alojamiento de una extranet puede ser interno o subcontratado, y la extranet puede estar integrada en el sitio Web o de la empresa o ser independiente. Windows SharePoint Services, componente de Windows Small Business Server 2003, es una herramienta que puede utilizar para crear tanto una intranet como una extranet. Windows SharePoint Services incluye sitios de intranet preconfigurados que se pueden adaptar a los requisitos de una extranet.
• Pruebe la extranet. Consulte a los clientes antes de pasar al modo de producción para asegurarse de que la extranet es fácil de utilizar.