Para muchas pequeñas empresas resulta imprescindible contar con la posibilidad de trabajar a distancia. Un escenario habitual puede estar compuesto por empleados que deben viajar continuamente, clientes y socios ubicados en otras localidades y freelancers que trabajan desde casa. Utilizando ADWEBS Intranet para conectar a los miembros de esos equipos, las empresas pueden incrementar la productividad de sus trabajadores remotos, así como reducir costos y mejorar su sistema de comunicación. Pero, ¿con qué herramientas de colaboración debe contar su empresa para promover un mejor sistema de trabajo remoto? A continuación señalamos algunas de las más importantes que ADWEBS Intranet pone a su disposición.  

1. Sistemas de calendarios compartidos: Algunos equipos tienden a subestimar la utilidad de un sistema de calendario compartido cuando se trabaja a distancia. Al disponer de los programas de sus compañeros en línea, el empleado puede configurar reuniones simplemente dirigiéndose a sus espacios de trabajo virtuales y comprobando la disponibilidad de los supuestos asistentes. Sin esta función, tendría que ponerse en contacto con cada uno de ellos directamente y después hacer auténticos malabares con sus programas hasta dar con un momento adecuado para todos. Este sistema no sólo supone una pérdida de un tiempo muy valioso, sino que también puede implicar gastos telefónicos innecesarios

2. Directorios compartidos: Tan importante como disfrutar de un recurso compartido es disponer de una base de datos que recoja la información de contacto de la empresa. Al mantener una lista común de direcciones, números de teléfono y demás datos de contacto en línea, se garantiza que los miembros de los equipos cuenten siempre con fácil acceso a la información de contacto más reciente. Se acabó el buscar números de teléfono en pilas de notas o hacer llamadas de larga distancia a otros miembros del equipo para recuperar datos de contacto perdidos. Los directorios compartidos ofrecen también un sistema de acceso garantizado a números de teléfono importantes cuando un empleado deja la empresa o se jubila. Sin ella, cuando el empleado se marche, es posible que también desaparezca su lista de contactos.   

3. Almacenamiento centralizado de documentos: Poder modificar e intercambiar documentos directamente en un espacio de trabajo en línea resulta más eficaz que trabajar con redes de acceso remoto o de correo electrónico, ya que los empleados pueden ver y recuperar documentos sin tener que establecer conexión con un servidor o descargar mensajes de correo electrónico. El módulo de Documentos de ADWEBS Intranet facilita la configuración de estos espacios de trabajo. Se simplifica aun más el procedimiento para compartir documentos, ya que los empleados que utilicen las mismas aplicaciones, como Word y Excel, pueden guardar los documentos directamente en los espacios de trabajo de ADWEBS Intranet.   

4. Tablones de anuncios: Puede automatizar el procedimiento por el cual informa de las últimas novedades a los equipos remotos publicando anuncios directamente en los espacios de trabajo virtuales compartidos. Esto reduce la incomodidad que supone tener que crear el correspondiente anuncio en el programa de correo electrónico, indicar las direcciones de los destinatarios y enviarlo. Incluso puede llevar este sistema de comunicación aun más lejos y crear un cuadro de anuncios en la parte superior del sitio Web compartido por el equipo de trabajo.     

5. Grupos de Discusiones: Los grupos de discusiones permiten a los miembros de un equipo intercambiar opiniones en línea en lugar de tener que hacerlo por teléfono o en largas y molestas reuniones presenciales disminuyendo gastos de viajes y tiempo.